Oaxaca.- Con la finalidad de preservar la documentación que se genera en el COBAO, con base a la normatividad federal y estatal relacionada con el manejo de los archivos de la institución, el representante del Archivo General del Poder Ejecutivo, Julio León Zárate ofreció el curso-taller
“Administración de Documentos” a todo el personal administrativo de las oficinas centrales.
Explicó la importancia del manejo en la clasificación, ordenamiento, duración y preservación de los documentos que se generan, ya que en algunos casos es necesario preservarlos por tiempos indefinidos y otros por periodos cortos de tiempo, todo ello basado en la importancia de la documentación.
Señaló que tanto el Gobierno Federal a través del Archivo General de la Nación como en la entidad existe una normatividad que es aplicable para todas las entidades públicas incluyendo los ayuntamientos en el resguardo de toda la información.
Precisó que ante el proceso de entrega recepción del Gobierno del Estado se hace necesario ordenar toda la información que se genere mediante los métodos y sistemas previamente aprobados para garantizar una consulta oportuna y precisa en caso de ser necesario.
El instructor explicó conceptos básicos de archivística que fueron ejemplificados para su mayor comprensión, desde cómo se integra un documento, desde que elementos deben llevar hasta la forma de integrar un expediente, la integración de un archivero, su ordenamiento, clasificación, ciclo de vida en el archivo general de la institución, así como los tipos de documentos que contienen que pueden ser administrativos, financieros e históricos, estos últimos su resguardo son de por vida.
León Zarate subrayó que mucha información histórica resguardada en los archivos generales es consultada por historiadores e investigadores, dado que guarda una relación estrecha con la evolución de las instituciones y de los pueblos.
Por su parte, el responsable de la institución Rogelio Cadena Espinosa comentó que el archivo general del COBAO ha tenido una transformación sustancial, desde el espacio físico hasta su ordenamiento y clasificación de tal manera que toda la documentación esencial este resguardada con base a la normatividad vigente a cargo de personal que cada día se capacita más para mejorar su importante labor.
